Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации

Электронные документы давно уже стали реалиями повседневной офисной жизни, причем не только коммерческих организаций, но и государственных учреждений. Поэтому вопросы хранения электронных материалов слишком актуальны, чтобы их игнорировать.

Создание электронного архива

Часто случается, что создание электронного архива сопряжено с определенными трудностями, поскольку в отечественной практике не существует четко прописанных схем и унифицированных рекомендаций по этому вопросу. Каждая организация подходит к решению этой задачи, исходя из своей структуры и потребностей. Но существует ряд общих проблем, к которым относится и устаревание оборудования и смена программного обеспечения. В результате может произойти потеря документа из-за невозможности его прочтения. Еще одной проблемой является защита информации. Создание электронного архива должно предполагать как охрану от случайного или преднамеренного уничтожения, так и разграничение доступа к его файлам в зависимости от компетенции и полномочий. Нельзя забывать о проблеме обеспечения и верификации подлинности электронных документов.

На практике решение вышеуказанных проблем во многом зависит от срока сохранности документов в архиве. При краткосрочном периоде хранении устраняется проблема смены оборудования и ПО, создаются резервные копии архивов для их восстановления. Также используется электронная цифровая подпись для подтверждения подлинности.

Услуги по хранению документов, предоставляемые специализированными организациями

Создание электронного архива документов при необходимости долгосрочного хранения материалов рекомендуется поручать специалистам. В последнее время на рынке появляются компании, для которых услуги по хранению документов – основной вид профессиональной деятельности. Поручив создание и ведение электронного архива такой компании, вы экономите время и ресурсы на разработку собственной технической базы и обучение сотрудников.

Услуги по хранению деловых бумаг организации включают в себя:

• предоставление надежного хранилища;
• создание структурированной системы архива;
• удобный и быстрый доступ к документам;
• отслеживание истории использования любого материла;
• обеспечение конфиденциальности благодаря разграничению уровней доступа к разным частям архива.

Несомненными преимуществами такого решения являются экономия офисного пространства, оптимизация времени поиска документа и надежность хранения данных, являющихся одной из основных ценностей любой организации.