Стоит ли переходить на электронные архивы?

Стоит ли переходить на электронные архивы? Электронные архивы появились совсем недавно. К ним еще не успели привыкнуть, поэтому многие владельцы предприятий не спешат переходить на электронный документооборот. Однако количество бумаг, особенно в крупных компаниях, постоянно растет и требует обработки и хранения, что и заставляет задуматься о создании электронного архива.

Что такое электронный архив?

Поскольку официальный документооборот до сих пор ведется на бумаге, электронный архив представляет собой базу оцифрованных первоисточников. Бухгалтерская и налоговая отчетность, управленческие и другие документы сканируются и вносятся в систему, которая обеспечивает их упорядоченное хранение и моментальный доступ в любое время. Информация хранится на сервере, автоматически создаются резервные копии, возможность ее просмотра ограничена, а для полной безопасности ведется протокол действий пользователей. Таким образом, электронный архив является удобным и надежным способом хранения документов.

Преимущества электронного архива:

Недостатки электронного архива

Пожалуй, минусов у электронного хранения документов практически нет. К недостаткам можно отнести лишь необходимость сканирования документов, но это простая и несложная процедура. Создание электронного архива требует затрат на его организацию и создание базы данных, однако расходы с течением времени окупятся в процессе использования системы.

Как организовать электронный архив

Чтобы создать надежную, безопасную и удобную базу всех документов организации, достаточно обратиться в специализированную компанию. Сегодня можно создать электронный архив с учетом особенностей работы любой компании, если этим занимаются профессионалы. Оцифровав имеющийся массив документов, в дальнейшем остается лишь пополнять его, что не потребует много времени и средств.